Inwentaryzacja jest kluczowym etapem, determinującym jakość analizy. Podstawę analizy stanowią dane uzyskane w wyniku “spisu z natury”. Przed pójściem w teren, zespół przygotowujący inwentaryzację sporządza listę wszystkich budynków znajdujących się na terenie danej gminy, z określeniem lokalizacji na mapie (współrzędne geograficzne). Po utworzeniu kompletnej bazy danych budynków na danych terenie, zespół udaje się pod wskazany adres i ocenia stan budynku, jest to wielkość i inne parametry potrzebne do przeprowadzenia analizy. Dany budynek jest klasyfikowany do odpowiedniej kategorii, co pozwala na minimalizowaniu błędu przy szacowaniu​.

Inwentaryzacja budynków użyteczności publicznej administrowanych przez gminę odbywa się na podstawie ewidencji, a zużycie energii określane jest na podstawie rzeczywistych rachunków.​

Pozostałe dane zbierane są z dostępnych lokalnie źródeł i rejestrów.​

Zebrane dane sprawdzane są pod względem poprawności, a następnie poddawane analizie statystycznej. W ten sposób powstaje zweryfikowana baza budynków i źródeł emisji z danego obszaru. Kolejnym krokiem jest przypisanie do danej lokalizacji konkretnego zużycia - ten etap realizowany jest na poprzez porównywanie danego budynku z podobnymi budynkami z innych gmin, które znajdują się już w bazie danych.

W wybranych losowo budynkach zainstalowane są data - loggery (urządzenia do zczytywania wartości np. co godzinę, w ten sposób następuje kalibracja modelu, a w miarę upływu czasu jego dokładność rośnie.​ Zweryfikowane informacje dotyczące zużycia energii i emisji dostępne są w formie wykresów, tabel i map.​ Kolejnym krokiem analizy jest określenie, wraz z gminą, kierunku prowadzenia optymalizacji, tak aby wynik w najlepszy możliwy sposób wpisywał pokazywał ścieżki transformacji klimatycznej zbieżne ze strategią gminy.​

Wyniki analiz i rekomendacje prezentowane są zarządowi i radzie gminy.

Zefir dostarcza niezbędnych informacji koniecznych do przygotowania planu działań opartego na faktach.​ Pokazuje listę emiterów wraz z ich klasyfikacją (publiczne, prywatne, węglowe, gazowe, biomasowe, stare nowe, do remontu etc) i listę niezbędnych inwestycji, wizualizuje informacje na mapie, analizuje różne scenariusze pod względem ich wpływu, pokazuje koszty całkowite, oraz w rozbiciu na inwestorów, wskazuje obszary interwencji gminy.

Następnie, podczas warsztatów z udziałem głównych decydentów, rezultaty analiz są przekładane na długofalowe cele strategiczne, oraz cele krótko i średnioterminowe. Wyniki prac mogą być w kolejnych latach uzupełniane i aktualizowane, co sprawia, że proces planowania i zarządzania ma charakter ciągły.

Baza danych Zefira może służyć do monitoringu realizowanych działań i projektów, a postępy realizacji prac mogą być wizualizowane na mapach.

Dzięki monitoringowi decydenci mogą mieć kontrolę nad realizowanymi zadaniami w czasie rzeczywistym. W chwili obecnej funkcje monitoringu są opcjonalnie i są dostosowywane do indywidualnych preferencji zamawiającego.​

Do 6 miesiąca od wyboru usługi - Przygotowanie i zbieranie wszystkich wymaganych danych, opcjonalne przeprowadzenie audytu energetycznego, przeprowadzenie warsztatów i serii spotkań z decydentami

Do 10 miesiąca od wyboru usługi - Wdrożenie systemu Zefir, przeprowadzenie optymalizacji i symulacji, omówienie wyników wraz z pracownikami urzędu miasta, szkolenia z wykorzystania systemu Zefir​